نون – دبي
استكمالاً لجهودها الهادفة لإنشاء نظام للأرشفة الإلكترونية؛ أطلقت مواصلات الإمارات -ممثلة بمركز إدارة المرافق- المرحلة الثالثة من مشروعها للأرشفة، وذلك بعد اكتمال المرحلتين الأولى والثانية مع حلول العام الحالي 2019.
واستعرض عبدالرحمن الكمالي مدير إدارة المرافق؛ ما تم إنجازه مبيناً أن عنوان المرحلة الحالية هو «التنفيذ»، وهي تأتي في أعقاب إطلاق المرحلة الأولى من المشروع في أبريل من العام الماضي 2018 والتي تجلت حينها بحصر الملفات والوثائق والمستندات لمعظم المراكز والإدارات والفروع التابعة للمؤسسة، بغية تقدير حجم العمل وتحديد المتطلبات الزمنية والتقنية اللازمة للإنجاز، ومن ثم أعقبها مواصلة العمل في المرحلة الثانية من المشروع عبر الاجتماع مع كافة الإدارات والوحدات التنظيمية التابعة للمؤسسة، لمناقشة المشروع والتوعية به.
وتوقّع الكمالي أن تستمر المرحلة الثالثة لثمانية أشهر، مبيناً أنه تم في إطار هذه المرحلة التعاقد مع شركة زيروكس بغية توفير الكوادر البشرية المساعدة والأجهزة، وحشد الموارد اللازمة للبدء بتنفيذ المشروع، وذلك بعد القيام بتحليل البيانات والملفات، من خلال الاجتماع بالمعنيين في الإدارات التي تستحوذ على الحجم الأكبر من العمل، إذ ضم الاجتماع مسؤولو إدارة الشؤون المالية، وإدارة المشتريات، وإدارة الموارد البشرية، وكذلك مسؤولو مركز إدارة المرافق، إضافةً إلى ممثلين من شركة زيروكس، وذلك للمباشرة بالعمل مع هذه الإدارات التي تشكل أعمالها الجزء الأكبر من حجم المشروع بالنظر لكثافة عملياتها وأعمالها الورقية.
وأضاف الكمالي أن شهر مارس سيشهد المباشرة في عمليات المسح الضوئي للملفات، لتوليد النسخ الإلكترونية، على أن يستمر العمل لغاية يونيو المقبل، حيث من المخطط أرشفة الملفات المتراكمة للسنوات الخمس الماضية تماماً قبل الانتقال لمرحلة متابعة أعمال الأرشفة اليومية أولاً بأول، متوقعاً أن تجري أرشفة 11 مليون وثيقة ومستند ضمن هذه المرحلة من المشروع.
وعقب انتهاء هذه المرحلة من المشروع؛ أوضح مدير المركز أن المرحلة الرابعة ستمتد لتشمل جميع الوحدات التنظيمية في المؤسسة، حيث ستتولى وحدة إدارية متخصصة تابعة للمركز أعمال الأرشفة الإلكترونية أولاً بأول، بما يلبي توقعات الإدارة العليا من المشروع من حيث تعزيز الأنظمة المؤسسية لمواصلات الإمارات، ودعم عملياتها الإدارية والتنظيمية وجعلها أكثر كفاءة، وتسريع وتيرة التحول الذكي لديها، فضلاً عن الاستجابة للتوصيات الصادرة عن الأرشيف الوطني، والرامية إلى المحافظة على كافة السجلات والملفات والمستندات المختلفة.