أعلنت دائرة الأرشفة الإلكترونية في مجموعة طلال أبوغزاله عن أرشفتها لما يزيد عن 150 مليون ورقة إلكترونيا، خلال السنوات الثلاث الأخيرة.
واستطاعت الدائرة خلال هذه المدة أتمتة وأرشفة عمل العديد من المؤسسات الحكومية والخاصة في مختلف القطاعات والنشاطات في كل من الأردن، ودول المنطقة والعالم.
وقال مدير دائرة الأرشفة الإلكترونية في المجموعة سامر الرمحي أن الدائرة تأسست لمواكبة التطور المعرفي، ومساعدة الدوائر والمؤسسات في التحول الإلكتروني.
وأشار الرمحي إلى أن الدائرة تعمل وفق نظام أرشفة عالمي متميز يتوافق مع معايير الآيزو العالمية، حيث تشمل عملية الأرشفة عدة مراحل تبدأ بتجميع الوثائق، إعداد الوثائق، المسح الضوئي، الفهرسة، فحص وإرجاع الملفات. وبين أن النظام يحتوي على أداة بحث متطورة، تتيح الحصول على المعلومات بأسرع وقت، وفي أي وقت، وعبر أي جهاز إلكتروني سواء جهاز حاسوب أو هاتف محمول أو غيره من الأجهزة.
وأضاف أن هذا النظام جاء لتقليص أماكن التخزين والحد من تكلفة تكديس الملفات، كما جاء تلبية لمتطلبات الامتثال للمعايير والتشريعات ويوفر الوقت والجهد، ويحافظ على الوثائق والمستندات من التلف، ومن التزوير أو السرقة أو القرصنة.
وأكد الرمحي « أن هذا النظام يساعد المؤسسات الحكومية والخاصة على تقليص أماكن التخزين التي تستخدمها المؤسسات للاحتفاظ بأعداد كبيرة من الاوراق والمستندات وفي فترة زمنية قياسية».
وبين أن نظام الأرشفة الإلكترونية يستطيع التعامل مع أي نوع من الملفات كما يتيح للمستخدم استرجاع واستعراض الوثائق بسرعة كبيرة مع ضمان أمن الوثائق وضمان حفظ النسخ الاحتياطية كما يتيح للمستخدم العمل السريع دون الاتصال بالإنترنت مع إمكانية الدخول عن طريق الهاتف المحمول.
يشار إلى أن مجموعة طلال أبوغزاله تقدم خدمات متنوعة وشاملة في مجال الأرشفة الإلكترونية تشمل خدمات المسح الضوئي وفهرسة الوثائق، وتطبيق نظام إدارة الوثائق، والخدمات الاستشارية لإدارة الوثائق، وخدمات تطبيق إدارة العمليات وسير العمل.
